Strony

Efektywne rozwiązywanie problemów w zespole. Przygotowanie do facylitacji

Zarządzanie zespołem międzynarodowym

22 maja Efektywne rozwiązywanie problemów w zespole. Przygotowanie do facylitacji

Facylitacja i coaching zespołu to formy pracy, które wymagają maksymalnej uważności na to, co dzieje się na poziomie grupowym oraz na poziomie poszczególnych uczestników. Jest to także konkretna inwestycja czasu konkretnych osób, które będą uczestniczyć w spotkaniu. Jako facylitator chcę i potrzebuję wiedzieć, z czym przychodzą na spotkanie poszczególne osoby. Rozmowy przygotowawcze, które z angielskiego nazywam „intake interviews”, służą dokładnie temu:

  • przyjęciu jak największej ilości informacji po to, żeby zbudować możliwie pełny obraz tego, co dzieje się w danej grupie lub zespole.

 

Zarządzanie zespołem międzynarodowym

Pełnią też jednak różne inne ważne i użyteczne funkcje:

  • Pierwszy kontakt, a więc budowanie relacji – i budowanie zaufania – ze mną jako osobą prowadzącą spotkanie / sesję / warsztat.
  • „Ktoś pyta o moje zdanie, a więc ono ma znaczenie, czuję się ważny” – buduje się także zaangażowanie uczestników.
  • Stwarzają okazję do redukcji niepokoju, niejasności lub napięcia związanego ze spotkaniem. Jest to okazja do zadania pytań, na które mogę odpowiedzieć jako facylitator, do zrozumienia kontekstu czy celu sesji, a więc także pośrednio – oczekiwań względem własnej pełnionej na tym spotkaniu roli.
  • Mogą także służyć w ogóle pogłębieniu zrozumienia celu sesji, jeśli był on wcześniej niewystarczająco zakomunikowany.
  • W tym sensie stają się rozgrzewką, dzięki której uczestnicy przychodzą na salę względnie „gotowi” do produktywnej pracy. Dzięki temu czas spotkania wykorzystany może być maksymalnie produktywnie, na tyle na ile dana grupa rzeczywiście ma w danym momencie gotowość.
  • Okazja do sprawdzenia oczekiwań także pod kątem sposobu prowadzenia sesji pozwala facylitatorowi zabezpieczyć się przed zaplanowaniem formy pracy, która mogłaby wzbudzić niechętną reakcję ze strony uczestników.
  • Może też okazać się, że potrzeby uczestników bardzo mocno odbiegają od celu określonego przez sponsora projektu. Dzięki rozmowom przygotowawczym sponsor może zrewidować cele projektu.

Zauważyłam, że niekiedy niepokój sponsora budzi to, jakie dokładnie pytania padną w rozmowach przed  spotkaniem. Przedstawiam tu więc przykładowy scenariusz wywiadu i pytania, jakie z mojej strony padły podczas telefonicznych spotkań w jednym z projektów.  Z perspektywy facylitatora uważam jednak, że bardziej niż konkretne pytania ważne jest złożenie wszystkich odpowiedzi w jedną całość. Z tego względu dobrze jest, jeśli wywiady przygotowujące mają miejsce jakiś czas przed projektem – wtedy mam wystarczająco dużo czasu, żeby usłyszane wątki zbudowały spójny obraz, jakąś określoną interpretację sytuacji.

  • Przedstawiam się. W konkretnym projekcie, który tutaj podaję jako przykład, było to o tyle łatwiejsze i komfortowe, że Key Account Manager, czyli w tym przypadku sponsor projektu napisał wcześniej krótkiego maila z zaproszeniem do wszystkich. Treść maila dostarczyłam mu sama, oczywiście do dowolnej edycji. Przedstawiam cel rozmowy (przygotowanie użytecznej sesji). Podkreślam moją rolę konsultanta i zapewniam o poufności. Zaznaczam także, że przygotuję małe zestawienie, ogląd wątków z rozmów dla wszystkich, w formie anonimowej którą sobie zobaczymy wszyscy na warsztacie.
  • Co Twoim zdaniem mogłoby się wydarzyć na warsztacie? Co z Twojej perspektywy byłoby najbardziej użyteczne? – to pytanie zabierało nas bezpośrednio do celu rozmowy.
  • Co w tym wszystkim działa? Z czego jesteś dumny? Co sprawia Ci przyjemność?
  • Co jest trudne? Co jest wyzwaniem? Co jest uciążliwe?
  • Jaki mógłby być łatwy sposób na to, żeby wznieść zespół na następny poziom? Jakie mogłoby być pierwsze łatwe działanie?
  • Co Twoim zdaniem mogłoby się wydarzyć na warsztacie? – tak, to nie pomyłka. Pytanie zadane drugi raz, w tym miejscu przynosiło już zupełnie inne spojrzenie na to, co może się wydarzyć.
  • I na koniec – moje podsumowanie, gdzie jestem w procesie zbierania informacji, co już wiem. Na początku procesu zbierania info wiem tylko tyle, że dopiero zaczynam, ale na koniec przeczuwam już główne składniki naszego spotkania face to face i mogę się nimi podzielić. Pocztą pantoflową dotrą one także do osób, z którymi rozmawiałam na samym początku i dzięki temu wszyscy są lepiej przygotowani na to, co może się wydarzyć.

Przed rozmową oglądam sobie zdjęcie każdej osoby na LinkedIn, wysyłam im zaproszenie. Oswajamy się ze sobą, a to znaczy także – budujemy zaufanie. Będzie ważne w naszej współpracy.

Co jeszcze jest ważne? Poufność. To absolutna podstawa. Kto powiedział co, zostaje tylko w uszach moich jako facylitatora. Uzyskuję jednak zgodę uczestników na to, żeby w anonimowy i uogólniony sposób pokazać wypowiedzi wszystkich osób. Wszyscy są ciekawi, co powiedzieli inni lub w jaki sposób ich wypowiedź plasuje się względem innych.

Na spotkaniu na żywo witamy się już z ciekawością, radością, gotowością. Program uwzględnia określone przez sponsora cele, ale także w wyraźny sposób potrzeby uczestników. Jesteśmy gotowi do produktywnej wspólnej pracy.

Monika Chutnik
Experienced Consultant, Trainer, Facilitator, and Coach. Expert and Speaker. Entrepreneuer and Manager. Founder and Managing Director of ETTA Global Leadership Consulting. Co-Founder and first President of SIETAR Polska, Society for Intercultural Education, Training, and Research.

About ETTA Global Leadership Consulting

etta Global Leadership Consulting is a is a dynamic people development company which delivers top class solutions in ● cross-cultural and intercultural cooperation ● international M&As ● leadership and management in international organizations ● facilitating management meetings ● successful virtual teams ● diversity management strategies ● executive and business coaching, intercultural coaching

 

No Comments

Post A Comment

*