ETTA | Facylitacja. Efektywne rozwiązywanie problemów.
Strony

Facylitacja: Najlepiej wykorzystane spotkanie

Efektywne rozwiązywanie problemów w zespole

09 maja Facylitacja: Najlepiej wykorzystane spotkanie

Tej grupy ludzi w żadnym wypadku nie dałoby się nazwać zespołem. Wprawdzie wszyscy pracowali dla jednego klienta, dużej międzynarodowej organizacji, dla której świadczyli zaawansowane usługi IT. Ale pracowali z dwóch różnych lokalizacji, część ludzi z Polski, część z Węgier. Pracowali także dla różnych części organizacji Klienta. Nie tylko dla różnych działów, lecz wręcz dla różnych działów w różnych państwach – parę osób na Niemcy, kilka na Holandię, jakaś grupa na Wielką Brytanię. W ogóle wydawało się, że oprócz wspólnego Klienta nie tylko nie mają ze sobą zbyt wiele wspólnego, ale także nie chcą zbyt wiele wspólnego ze sobą mieć. Chodziły słuchy, że były „takie historie” z przeszłości, ponoć poprzedni menadżer niezbyt starał się o komplikowanie sobie pracy jakąś „komunikacją”. Tak było prościej i łatwiej.

Efektywne rozwiązywanie problemów w zespole

Niekoniecznie jednak było tak produktywniej, niekoniecznie zdrowo i w ogóle niestety niekoniecznie biznesowo bezpiecznie. Wskutek reorganizacji w strukturach Klienta, wynikających z centralnych decyzji podejmowanych gdzieś het, poza sferą wpływu kogokolwiek kogo znali, część działań została przeniesiona do Indii. Tak się akurat stało, że zostały one przeniesione dokładnie z tych części organizacji Klienta, dla których opracowali Węgrzy. Nawet jeśli robili dla Klienta doskonałą robotę, centralne decyzje były nie do przeskoczenia. Węgrzy stanęli wobec dylematu, czy zwolnić 40% załogi czy starać się ich poupychać w innych projektach, dopóki szala znów nie przechyli się na ich stronę. Przy unikatowym zestawie kompetencji, jakie wypracowali, przez lata wspierając organizację Klienta, był to trudny dylemat. Wiedzieli, że jeśli puszczą tych ludzi z firmy, może być ciężko zaprosić ich z powrotem.

W Polsce o takich problemach nie słyszano. Nie tylko dlatego, że ogólnie nikt nie miał pojęcia co się dzieje na Węgrzech. Project managerowie po polskiej stronie mierzyli się z wyzwaniem obfitości. W częściach organizacji Klienta, dla których pracowali, potrzebni byli ludzie, nowi ludzie i więcej ludzi. Wyszkolenie nawet doświadczonego programisty C++ w specyfice systemów i rozwiązań Klienta mogło trwać nawet parę kwartałów. To były naprawdę dość unikatowe kompetencje.

Z prośbą o pomoc w tej sytuacji zwrócił się do ETTA Key Account Manager. Pracował w tej organizacji od kilku miesięcy i przeczuwał niewykorzystane obszary synergii. Brakowało mu też odpowiedniego oglądu potencjału, jaki mógłby proponować Klientowi przy kolejnych spotkaniach. Przede wszystkim brakowało mu wglądu, co dokładnie dzieje się na Węgrzech i czym dokładnie Węgrzy dysponują. A zatem jaki jest „kapitał ludzki”, czyli konkretne umiejętności konkretnych programistów. Było jasne, że jeśli sprzedaż usług IT dla Klienta ma rosnąć, polska i węgierska część musi zacząć grać do jednej bramki.

KAM miał też pewne obawy. W rzeczywistości kilka już razy próbował sam wzniecić współpracę. Nie wyszło… Niedokładnie rozumiał czy wiedział, na czym polega problem, jednak jedno było pewne: są jakieś przyczyny, dla których Węgrzy i Polacy są na siebie najeżeni. Do źródła nie udało mu się dotrzeć. – Tylko nie mów im, że jest jakiś problem! – powiedział od razu, kiedy zaproponowałam mu wywiady wstępne z każdym z uczestników w ramach diagnozy co się dzieje. – NIE MA problemu. – podkreślił, zaznaczając że bardzo pragnie by była to oficjalna wersja. – Temat projektu to „Wznieś swój zespół na nowy poziom”.

Rozmowy dały mi dużo wglądu. – Zespół to znaczy co? – pytał każdy, kiedy przedstawiałam im temat projektu. – To znaczy, że co dokładnie masz na myśli? – i Polacy opowiadali o zespole po stronie polskiej, a Węgrzy po węgierskiej. Dla tych z Was, którzy byliby ciekawi, jakie konkretne pytania zadałam w rozmowach przygotowujących w tym projekcie, spisałam je w osobnym poście, który opublikuję niebawem w kolejnych postach. Oczekiwania i potrzeby wyrażone w rozmowach dały zaskakujący rezultat: cała ta grupa project managerów, którzy mieli wziąć udział w spotkaniu face to face, miała mocno od siebie odległe rozumienie bieżącej sytuacji, a nawet rozsypane potrzeby względem tego, co na spotkaniu miałoby się wydarzyć. W zdecydowanej większości nie widzieli bezpośrednio celu spotkania face to face, które wymagało przecież podróży i rezygnacji z części czasu pracy, tak potrzebnego przecież w codziennych działaniach. – Co ma być na warsztacie? Myślałem, że to Ty mi powiesz! – mówiła większość z nich kiedy zadawałam pierwsze pytania. Prawie wszyscy wyrażali jednak zainteresowanie poznania drugiej strony, ludzi z drugiej lokalizacji i wydawali się cieszyć na towarzyską część spotkania. – Skoro już się widzimy, w sumie fajne byłoby się dowiedzieć, co oni tam na tych (Węgrzech / w tej Polsce) robią. KAM był pewien: szukamy obszarów wzmocnienia komunikacji lub współpracy i poszukujemy synergii po to, żeby umożliwić wzrost sprzedaży usług dla Klienta, którego obsługiwali ludzie z obu lokalizacji. Tak powstały zręby programu.

Jak dalej układała się współpraca?

Bardzo luźne i niezobowiązujące zręby sa charakterystyczne w facylitacji – dążymy do celu, jednak droga do tego celu może być taka lub inna. Ważna jest energia grupy, optymalnie wykorzystany spędzony na spotkaniu czas i nieustanna orientacja na cel. Pierwsze kroki – poznajemy się, ćwiczenie na poznawanie się zaproponowane po to, żeby zarówno spełnić oczekiwania z większości wywiadów, ale także żeby rozgrzać grupę niewspółpracujących dotychczas ze sobą osób do wspólnej dalszej pracy. Po pierwszej półtorej godzinie pierwszy cel (poznajmy się jako ludzie) osiągnięty, pierwsze oczekiwania spełnione, jest pierwszy mały sukces. Grupa wydaje się gotowa do postawienia następnego kroku.

Wymiana informacji, co się dzieje w lokalizacjach. Jak ją pobudzić, skoro tutaj już nie wszyscy byli tak jednomyślni co do oczekiwań? Daję uczestnikom instrukcje do następnego kroku, jednak Węgrzy zamiast rzucić się w wir ćwiczenia, zaczynają zadawać pytania. Polskim project managerom. – Jak jest u Was? Bo my mamy taki problem. U nas jest taka sytuacja. Mamy takich ludzi. Kogo znacie w organizacji? – to najlepsza sytuacja dla facylitatora. Uczestnicy są od  razu gotowi do wymiany informacji i temat jest dla nich tak ważny, że nie chcą czekać. Polska cześć grupy z początku nieco zaskoczona, szybko wchodzi w rytm rozmowy. Moja rola to teraz obserwować i zapewniać produktywność procesu.

Docieramy powoli do pory obiadowej, wątki zaczynają się rozcieńczać i rozwarstwiać. Zabieram głos. To moment na podsumowanie tego, co do tej pory osiągnęła grupa, w pewnym sensie jest to zorganizowanie i uznanie dotychczasowej pracy. Czas także na zaplanowanie następnych działań po obiedzie. – O tym rozmawialiśmy (tu lista tematów). Otwarte, bez odpowiedzi pozostało jeszcze pytanie (cytuję które pytanie nie znalazło jeszcze odpowiedzi). Inne wątki, które zaczynają się pojawiać, to (takie i takie). Jak chcecie gospodarować Waszym czasem po obiedzie? Co z Waszej perspektywy przyniesie największe korzyści? – Wspólnie ustalamy kolejność tematów. Dla mnie jako facylitatora to bardzo ważny moment. Uczestnicy zaczynają rozumieć moją rolę. Zaczynamy pracować jako partnerzy w tworzeniu tego spotkania.

Popołudnie to okres czuwania, jaka szerokość i jaka głębokość omawianych tematów służy grupie, a co z tego wszystkiego to już nieważne lub nieangażujące w tej chwili meandry. Jestem także strażnikiem czasu, w sensie użytecznego wykorzystania go zgodnie z celami grupy. Pod koniec dnia jest jasne, że obie strony zbudowały wzajemne zainteresowanie. Kontekst biznesowy połączony z relacją, która wzmocniła się na początku sesji, daje otwartość na myślenie w kategoriach dużego My. Razem. Na koniec dnia zapraszam uczestników do jednej z form burzy mózgów i dociskam czasowo, żebyśmy wyrobili się z tym na pewno do końca dnia pracy. Jest ważne, żeby pomysły dojrzały przez wieczór, a na ich bazie powstawały nowe. Niech wieczorne rozmowy przy obiedzie czy piwie bazują już na tym, co w przeciągu dzisiejszego dnia stało się możliwe.

Rano okazuje się, że kolacja przerodziła się w małą imprezę. Niektórzy dziś w słabszej formie. Od rana Key Account Manager prezentuje kwestie związane z planami rozwojowymi i możliwościami względem Klienta. Ten dzień przeznaczamy na porządkowanie efektów burzy mózgów, kategoryzowanie zaproponowanych rozwiązań, stawianie priorytetów, a finalnie – na budowanie planów działania. Z przypisanym Kto i Na kiedy, jak sobie explicite zażyczyli uczestnicy. Dziś jako facylitator steruję bardziej, ale jest już jasne: steruję procesem pracy, a treści wypracowują uczestnicy. Do godziny 13:30 uczestnicy są w stanie zgrupować wszystkie pomysły w cztery grupy działań  i tworzą plany działania, omawiając je z innymi. Plany działań gotowe do wdrożenia i podparte wolą wdrożenia, w tym plany na wspólną komunikację i współpracę.

To koniec naszego wspólnego czasu i mojej pracy. – Wczoraj spotkaliśmy się jako nieznajomi. Dziś mówię  i myślę o nas: Zespół! – mówi jeden z polskich project managerów. Cel, który Key Account Manager stawiał tylko jako kierunek działania, który być może uda się osiągnąć w jakimś czasie, który wymaga dużej pracy i dyplomacji, nad którym już wcześniej bez efektów pracował – ziścił się.

– Byłem na wielu spotkaniach – mówi Peter, najstarszy z węgierskiego zespołu. – To spotkanie było najlepiej wykorzystanym czasem pracy jaki mógłbym sobie wyobrazić. Dziękuję!

Dokonało się to właśnie dzięki facylitacji. Facylitator ułatwia dotarcie do tego, do czego uczestnicy spotkania decydują się dążyć. Każde spotkanie jest unikalne, tak jak jego uczestnicy, moment i temat, w jakim się spotykają. Kluczem do sukcesu jest elastyczne reagowanie na to, co się dzieje, z dbałością o grupę jako całość i jej pojedynczych uczestników, przy nieustannej orientacji na cel. Ja też dziękuję!

Monika Chutnik
Experienced Consultant, Trainer, Facilitator, and Coach. Expert and Speaker. Entrepreneuer and Manager. Founder and Managing Director of ETTA Global Leadership Consulting. Co-Founder and first President of SIETAR Polska, Society for Intercultural Education, Training, and Research.

 

About ETTA Global Leadership Consulting

etta Global Leadership Consulting is a is a dynamic people development company which delivers top class solutions in ● cross-cultural and intercultural cooperation ● international M&As ● leadership and management in international organizations ● facilitating management meetings ● successful virtual teams ● diversity management strategies ● executive and business coaching, intercultural coaching

2 komentarze
  • admin
    Posted at 14:17h, 15 maja Odpowiedz

    rrrr

  • admin
    Posted at 15:35h, 15 maja Odpowiedz

    test

Post A Comment

*